VZWbeheer is een online ledenbeheer applicatie van VZWweb met als doel de administratieve last van uw vereniging te vereenvoudigen. Daarbij staat privacy steeds centraal. In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en wat we ermee doen. Zo kan u er steeds op rekenen dat er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan en zorgen we ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt vertrouwelijk wordt behandeld.

VZWweb treft alle passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking in overeenstemming zou zijn met de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016.

VZWweb verwerkt de persoonsgegevens enkel voor doelen die we met u zijn overeen gekomen. De gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij dat noodzakelijk is voor de werking van het systeem (zoals voor het verzenden van mails). De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en beveiligd.

VZWbeheer draait rond ledendata, dit wil zeggen dat er voornamelijk persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden. Standaard worden volgende ledendata velden voorzien: voornaam, familienaam, e-mail adressen, telefoonnummers, geboortedatum, geslacht en adres.

Daarnaast is het mogelijk om als beheerder ook extra velden toe te voegen. Het is niet toegestaan om gevoelige persoonsgegevens te verzamelen via VZWbeheer zoals ras, gezondheid, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksuele voorkeuren of gerechtelijk verleden. Zelfs niet met schriftelijke toestemming van de leden. Het is tevens niet mogelijk foto's te bewaren in VZWbeheer.

Persoonsgegevens kunnen toegevoegd worden aan VZWbeheer door het toevoegen of importeren van leden via de applicatie door de beheerder. Het is mogelijk dat persoonsgegevens in grote hoeveelheid geïmporteerd worden door contact op te nemen met en een importbestand (Microsoft Excel) door te zenden. Bij deze werkwijze zal het importbestand meteen na een geslaagde import volledig verwijderd worden om het risico op een lek te vermijden.

Persoonsgegevens kunnen ook toegevoegd worden via de inschrijvingsformulieren voor leden. Ook hierbij heeft de beheerder de controle over welke gegevens verzameld worden.

Naast persoonsgegevens worden er ook enkele accountgegevens verzameld die nodig zijn om de jaarlijkse vergoeding te verzorgen. Daarnaast verzamelen we ook technische informatie zoals de browser en het besturingssysteem waarop u de applicatie gebruikt en IP-adressen.

De verzamelde gegevens bewaren we zo lang als nodig is voor de verwerking ervan door de beheerder van het VZWbeheer account.

De gegevens worden verzameld om door u als beheerder gebruikt te worden in VZWbeheer voor het beheer van uw ledenadministratie, inschrijvingen en mailings.

VZWbeheer kan de gegevens van uw account gebruiken voor het opmaken van statistieken en het geven van suggesties voor verbeteringen in uw ledenbestand.

Wanneer u zich inschrijft via een inschrijvingsformulier van VZWbeheer kan u gerelateerde mails ontvangen met betalingsinformatie, betalingsherinnering of betalingsbevestiging.

Bij het verwijderen van leden, inschrijvingen of activiteten zullen de verwijderde gegevens verplaatst worden naar de prullenmand. Het verwijderen van de gegevens uit de prullenmand is defnitief.

De gegevens worden opgeslaan in een database gehost op de servers van Combell, onze hosting agent. VZWbeheer wordt gehost op een 'secured hosting' (SSL). Dit wil zeggen dat alle data volledig end-to-end geëncrypteerd verzonden wordt.
Combell privacy policy

VZWbeheer zal enkel gegevens delen met derden indien noodzakelijk.

Voor het verzenden van mails maakt VZWbeheer gebruik van de mailservice 'Mailgun'. Om dit mogelijk te maken worden bij het verzenden van een mail het e-mail adres en inhoud van de mail over een geëncrypteerde verbinding doorgezonden naar Mailgun.
Mailgun privacy policy

VZWbeheer verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

U hebt het recht om ons te verzoeken om:
- inzage van uw persoonsgegevens;
- verbetering (rectificatie) of verwijdering (wissing) van uw persoonsgegevens;
- beperking van de verwerking die op u betrekking heeft.

U hebt het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. U kunt te allen tijde en kosteloos bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing.

U hebt het recht op overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van uw toestemming werkt echter niet retroactief en laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

U hebt het recht om klacht in te dienen bij de Privacycommissie / Gegevensbescherming-sautoriteit.

Indien u één van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen kan u steeds contact opnemen met ons via . Gelieve daarbij steeds uw identificatie bij te voorzien.

Wij treffen alle passende maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen die is afgestemd op de risico’s voor en bij de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij werken, op hun verzoek, mee met de bevoegde privacyautoriteiten. Wij zullen, waar nodig en/of verplicht, beveiligingsincidenten of datalekken (met inbegrip van onrechtmatige verwerking, verlies, onbeschikbaarheid, vernietiging, beschadiging of niet toegelaten verspreiding van persoonsgegevens) onmiddellijk aan de Privacycommissie / Gegevensbeschermingsautoriteit melden en dit uiterlijk 72 uur na kennisname daarvan.

Bij verlies van data kan VZWbeheer in geen geval aansprakelijk worden gesteld.

Op de website wordt gebruik gemaakt van ‘cookies’ met oog op verbetering van de gebruikerservaring en voor de verzameling van statistieken onder de bezoekers van de website. Cookies zijn kleine gegevensbestanden die door de browser op uw computer worden opgeslagen wanneer u een website raadpleegt en vergemakkelijken de interactie tussen de bezoeker en de website. Cookies bevatten geen persoonsgegevens.

Vanaf het moment dat u zich akkoord heeft verklaard met onze privacy policy, met inbegrip van cookie policy, door de button ‘ok’ aan te klikken voorafgaand het gebruik van de Website, geeft u ons de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming gebruik te maken van cookies op de website.

Het gebruik van cookies kan worden uitgeschakeld via uw computer of ander apparaat (instellingen van uw webbrowser). Het is echter mogelijk dat de Website hierdoor niet meer correct functioneert.

Wanneer u vragen heeft die niet beantwoord worden in deze privacyverklaring, wanneer u feedback of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan of wanneer u klachten heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kan u ons steeds contacteren via onderstaande gegevens:

VZWbeheer
Eigenaar: Siebe Jacxsens
Adres: Nieuwstraat 1A, 8750 Wingene
BTW-nummer: BE 0845.046.776
Telefoonnummer: 0494 15 15 35
E-mail:

Laatste update van dit privacybeleid: 26 nov 2023.